6 outils pour aller plus vite au quotidien

20 09 2022

Aimeriez-vous gagner quelques minutes de temps libre chaque jour ? Entre la préparation des petits-déjeuners, l’entretien du linge, le ménage des chambres et la réponse aux emails, difficile de trouver un moment pour se poser. L’activité de gîte ou de chambre d’hôtes demande de penser à mille choses et en un temps record. Heureusement, il existe des outils digitaux conçus pour nous faciliter la vie.

Ce serait dommage de s’en priver sachant qu’une fois testés, ils sont définitivement adoptés ! 🤗

Je vois plusieurs avantages au fait de confier certaines de nos tâches du quotidien, à ces outils hyper puissants et fiables. Il faut dire qu’eux, n’ont pas à gérer une vie de famille en plus de leur boulot ! En prenant l’habitude des les utiliser, vous gagnerez du temps d’exécution et pourrez même être en avance sur votre To Do List.

Pour ma part, j’aime la sécurité que cela m’offre car je sais exactement ce que je dois faire, comment le faire et dans quel délai.

Rassurez vous il ne s’agit pas de robots dotés d’une intelligence artificielle capables de faire l’accueil de vos clients à votre place. Personnellement, je trouverais ça carrément flippant ! 😱 En revanche, ce sont des outils à installer ou à paramétrer pour vous permettre d’être plus productif·ve.

Avant de rentrer dans le détail, je tiens à remercier toutes celles et ceux qui ont répondu à mon sondage instagram et qui m’ont largement aidé à préparer cet article.

Voici donc 8 outils faciles et (presque) gratuits à mettre en place dans votre routine quotidienne :

1. Le traitement des emails

Entre les spams, les newsletters et le démarchage, les mails clients peuvent vite se retrouver noyés et nous avec !
Pourtant, il est hors de question de passer à côté d’une demande de réservation de votre gîte parce que vos mails s’accumulent.

Et en plus de faire du bien à notre business, ça fait du bien à la planète ! Parce que oui, un mail équivaut environ à 10g de CO2 😅

Voici mes 3 astuces pour gérer ses emails efficacement :

Classer les emails par dossiers

J’espère que vous ne m’avez pas attendu pour avoir cette idée, mais je vois trop souvent autour de moi, des boites mails où courriez lus et non lus se mélangent. Il n’y a pas pire pour ne plus savoir à qui répondre, quels emails traiter en priorité ou lesquels supprimer.
Pour ma part, j’aime bien classer les mails par sujets : réservations / devis / commandes / travaux etc.

Par exemple, je classais tous mes échanges clients par statut : demande de disponibilité / offre tarifaire / contrat / séjour passé.
Ainsi je gardais tout l’historique de mes conversations, cela me permettait même de personnaliser l’accueil de mes locataires en me rappelant qu’ils venaient à l’occasion d’un anniversaire ou d’une cousinade.

De la même manière, cela me permettait de programmer des rappels pour être certaine de les relancer au moment du paiement du solde de la réservation, ou de leur envoyer un mail de remerciement après leur séjour.

À vous de trouver votre propre logique et d’avoir une boite mail à zéro à la fin de la journée ! 🤓

Les modèles d’emails ou templates

Si vous me suivez depuis un moment déjà, vous savez que j’adore réaliser des mails types pour les questions les plus récurrentes. D’ailleurs, je partage dans le centre de ressources tous mes modèles d’emails. De la demande de disponibilité, à l’envoi de contrat ou au mail de remerciement pour demander un avis, tout est déjà rédigé et prêt à être copié-collé sur un nouvel email. Il ne reste plus qu’à personnaliser le texte et cela ne prend que quelques instants à envoyer.

Je ne peux que vous encourager à prendre 1 heure de votre temps un jour de mauvais temps, pour préparer tous vos templates à l’avance. En plus du temps que cela va vous faire gagner au quotidien, vous aurez aussi la certitude de ne rien avoir oublié ! Dans la précipitation, il m’est déjà arrivé d’écrire un mail en 30 secondes chrono. Puis une fois que je me relisais (une fois après avoir appuyé sur ENVOYER bien sûr), je me rendais compte que j’avais écrit Monsieur au lieu de Madame, que j’avais oublié des mots ou carrément d’apporter une réponse à l’une des questions posées 😱

Grace aux templates, vous gagnerez du temps, serez sur·e de n’oublier aucune info et vous pourrez même demander à quelqu’un d’autre de vous remplacer ! S’il s’agit juste de faire copié/collé, je suis convaincue qu’un proche saura vous dépanner le temps d’un week end ou d’une urgence. Aucune excuse pour ne pas vous accorder un peu de temps.

Un gestionnaire d’emails

J’ai eu l’occasion de tester plusieurs mois un outil de gestion d’emails hyper pratique. Selon la solution que vous choisirez, vous pourrez programmer des rappels (la fonction snooze comme sur votre réveil), filtrer vos mails ou paramétrer des raccourcis. Je dois avouer que les rappels sont ultra pertinents. Parfois, on a besoin de relancer un client avant de répondre à un autre, il nous manque une pièce jointe ou alors on veut s’assurer de ne pas oublier de relancer un futur locataire sur le paiement du solde. En programmant des rappels depuis votre boite mail, plus rien ne vous échappe !

N’ayant pas testé plusieurs solutions et étant donné que certaines versions sont payantes, je vous propose de jeter un oeil à un article listant 3 outils de gestion d’emails différents. Je ne doute pas que vous trouverez votre bonheur !

2. Le design de vos visuels

Certaines grosses boites emploient toute une équipe de graphistes en interne et j’avoue que ça me fait rêver mais que ça reste bien un rêve. Si vous êtes comme moi, il est malheureusement difficile de confier toute sa création graphique à un·e professionel·le. Pour essayer tout de même de personnaliser mes visuels sur instagram, mes documents commerciaux ou même mon site internet, j’utilise Canva, un site Internet qui permet de créer et de personnaliser les designs pour tout type de projet, de façon simple et intuitive.

Que l’on soit bien clair, Canva ne remplacera jamais l’oeil affuté et expert d’un·e graphiste mais c’est une solution gratuite très pratique.
En travaillant vos supports, vous personnalisez l’expérience de vos clients et renforcez l’impact de votre communication.

Pour vos visuels instagram

Si vous avez envie de travailler votre feed instagram et de publier des photos retravaillées, auxquelles vous ajoutez du texte ou des couleurs, Canva sera l’outil parfait. Très intuitif, il ne vous faudra que quelques minutes pour vous faire la main et éditer des visuels qui sauront témoigner du soin que vous apportez à chaque détail.

Pour vos bons cadeaux

Noël approche et il est temps de communiquer sur votre offre de Bon Cadeau. Pour cela, préparez une carte postale représentative de l’expérience que vos futurs voyageurs s’apprêtent à vivre en séjournant dans votre hébergement. Une fois encore, la perfection se cache dans les détails. Si le budget de cette année est un peu serré, je suis sûre que vous saurez exprimer toute votre créativité grâce à Canva.

Pour votre identité visuelle

En parlant budget justement, c’est souvent là que le bas blesse. Ce n’est pas à moi de juger comment vous dépensez votre argent 😅
Et si faire appel à un·e graphiste pour le moment, n’est pas envisageable, Canva peut être une solution temporaire pour lancer votre communication.
Ne vous limitez pas à cause d’un logo ou d’une charte graphique “home made”, vos locataires ne vous en tiendront pas rigueur. En revanche, prenez le temps de réaliser un univers graphique qui soit à la hauteur de vos prestations. Et dès que vous pouvez vous le permettre, contactez Johana Larrousse pour concevoir avec vous, une identité visuelle aux petits oignons.

3. La rédaction de vos documents commerciaux

Quand on ouvre un gîte ou une chambre d’hôtes, on a une montagne de documents à préparer pour notre clientèle : contrat, CGV, règlement intérieur, livret de bienvenue, plans etc. La liste est longue et s’allonge au gré de vos envies ! Rien de mieux qu’un bon vieux Word pour préparer et archiver tous vos documents. Et merci la correction automatique de l’orthographe 😝

Une fois rédigés, vous pourrez toujours les personnaliser en les recopiant sur Canva. Des supports travaillés, avec des visuels, les coordonnées de contact, des couleurs ou une typographie spécifiques, ça renvoie toujours une excellente image de marque.

4. Les tableaux de suivi

On ne peut pas citer Word sans parler d’Excel 😄 Les deux frangins inséparables et que l’on connaît depuis le lycée. Effectivement, nous avons toutes et tous appris à utiliser Excel à un moment donné que ce soit à l’école ou dans le travail. Et même si vos connaissances (comme les miennes) restent basiques, le potentiel est considérable.

Il ne se passe pas une semaine sans que j’ouvre un tableau Excel et c’était déjà le cas avec mon gîte :

Pour suivre les réservations

Je vous recommande de faire 2 tableaux et de les compléter au fur et à mesure de vos demandes de réservation.
La premier tableau doit vous servir à enregistrer qui vous a contacté, à quelle date et par quel canal (site internet, instagram, ota etc.).
Une fois l’année passée, cela vous permettra de revoir votre stratégie commerciale et d’abandonner certains sites de réservations n’ayant pas fait leur preuve.

Le second tableau a pour but de répertorier toutes vos locations à venir et d’identifier les dates de paiement de l’acompte et du solde. Vous pouvez également y enregistrer les frais complémentaires et le mode de paiement. C’est un tableau essentiel pour que votre comptable s’y retrouve et sache qui à payer quoi et quelle date.
C’est grâce à ce suivi que j’ai pu constater qu’un client n’avait pas payé le bon montant d’acompte ou qu’un autre était en retard dans le paiement du solde.

Pour suivre les résultats d’activité

Comment savoir si votre activité de gîte ou de chambre d’hôtes est rentable si vous n’avez aucune donnée chiffrée ? J’ai eu le plaisir d’accueillir Sophie de Guest in Time lors d’un épisode court de podcast. Elle nous explique quels sont les indicateurs clés pour suivre la santé de son activité.

Pour gérer le calendrier éditorial

La préparation c’est la clé dans notre activité d’hébergeur. Alors pourquoi ne pas appliquer cela à votre communication sur les réseaux sociaux ?
Vous êtes peut être sur Instagram et/ou Facebook, Pinterest et Linkedin, cela représente beaucoup de travail chaque jour. Si vous avez suivi les Lives que j’ai eu le plaisir de donner avec Juliette Raynal, notre experte en stratégie digitale, vous nous avez très probablement entendu répéter à maintes reprises, que l’idéal est de programmer vos posts à l’avance ! 🥳 Au lieu de publier au jour le jour, en rédigeant une légende à la va vite sans réfléchir aux hashtags, ni à la qualité de la photo, vous risquez de perdre en impact auprès de votre audience.

Grâce à Excel, vous pouvez facilement préparer un calendrier avec vos idées, inspirations et dates de publication. Enfin le top du top c’est même d’observer vos performances en notant le nombre de likes ou l’heure à laquelle vous avez fait votre post.

5. Le channel manager

Je ne vais pas m’attarder sur le sujet car vous trouverez plusieurs ressources dans l’interface membre. Pour rappel, un channel manager permet de gérer les agences de voyage en ligne (OTA) et les autres canaux de distribution pour vendre vos chambres en ligne. Selon moi, il me semble judicieux de vous équiper d’un channel manager à partir du moment où vous devez gérer plusieurs chambres ou plusieurs gîtes.

De nombreuses solutions existent dont les plus connues :
– Amenitiz
– Ke-booking
– Eviivo
– Elloha

À vous de trouver celle qui répondra le mieux à vos attentes et vous offrira le plus grand nombre de fonctionnalités.

6. Un cloud pour vos dossiers

Le terme « cloud » désigne les serveurs accessibles sur Internet, ainsi que les logiciels et bases de données qui fonctionnent sur ces serveurs. Vous connaissez certainement, Google Drive, Dropbox ou icloud. Il s’agit plus simplement d’un espace de rangement, accessible depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone.

En effet, utiliser un cloud représente de nombreux avantages :
– accessibilité de vos dossiers
– possibilité de les partager
– accès sécurisé
– dématérialisation de vos documents (contrat, factures, etc.)
– aucun risque de perte de données suite à un dégât des eaux ou un incendie

Pour ma part, j’enregistre systématiquement une copie des contrats signés par les clients, une copie scannée des factures auxquelles mon comptable peut directement accéder.
Il m’est déjà arrivé de devoir vérifier un devis ou de renvoyer un contrat tout en étant loin de chez moi. Il m’a suffit d’ouvrir l’ordinateur et de me connecter à internet, pour avoir la main sur tous mes dossiers. C’est un véritable confort au quotidien et je n’ai pas peur de tout perdre le jour où mon ordinateur rendra l’âme.

Les outils bonus !

Il existe encore plein d’autres outils qui peuvent vous aider au quotidien. D’ailleurs, je vous remercie pour votre participation au sondage car vous m’avez permis d’en découvrir des nouveaux. Alors sans rentrer davantage dans les détails, je me suis dit que j’allais vous donner quelques idées d’outils complémentaires.

Pour ma part, j’utilise aussi beaucoup Notion, une application de prise de notes, de bases de données et de gestion de projets. Aujourd’hui, c’est devenu un indispensable avec les clients que je coache et cela nous permet de partager un espace de travail très complet. On y inscrit absolument chacun de nos échanges, on fait des to do list et on s’organise selon un rétroplanning. C’est idéal pour “vider son cerveau” et tout géré d’un seul et même endroit.

Vous êtes nombreux à utiliser un logiciel comptable. Cela vous permet de scanner vos factures, d’éditer des devis ou de suivre les relances. Si je ne me trompa pas, votre expert-comptable peut également s’y connecter et collecter tous les documents dont il a besoin. Vous avez cité : Sage et Isacompta.

Finally, many of you have told me that you are having some difficulty dealing with foreign customers this summer. I added a vocabulary sheet in the resource centre. Something to revise before you go to sleep!

Et si vous ne comprenez pas ce que vous venez de lire, alors j’ai l’outil parfait : DeepL.
C’est la solution idéale pour traduire en instantanée tous vos textes ou formules sur lesquelles vous hésitez. Il s’agit d’un outil très complet qui vous permet de traduire en 29 langues ! Comme dirait mon ami suédois det är bra ! 😛

Pour conclure

Profitez des outils à votre disposition pour gagner en temps et en efficacité. Promis, nul besoin d’être un geek ou Steve Jobs pour savoir les utiliser et en faire vos meilleurs alliés. Le but est bien de trouver des solutions à votre service et non l’inverse. Alors comme moi, essayez et voyez si ça vous plaît !

Portrait de Laura Wignolle, fondatrice des clés du gîte

Laura Wignolle
Fondatrice des clés du gîte
Plateforme digitale & podcast