L’existence d’un contrat écrit entre l’exploitant d’une activité de location saisonnière et son client est obligatoire. Il s’agit de permettre au client de s’engager en pleine connaissance de cause dans sa réservation, et d’apporter de la sérénité à votre relation commerciale.
Que vous décidiez d’appeler ce contrat « contrat de location saisonnière », « bail » ou « conditions générales de location », ce contrat devra comporter les mêmes éléments, dont notamment :
- montant à payer pour la réservation,
- durée de la réservation,
- description générale des locaux,
- montant du dépôt de garantie s’il y en a un (non obligatoire),
- assurances requises si applicable.
Il faudra adjoindre à ce contrat un document contenant notamment :
une description précise de la configuration des locaux, le nombre de couchages, un inventaire précis des équipements mis à disposition, un inventaire des services proposés par l’établissement et de ceux qui se situent à proximité.
D’autres informations ou clauses peuvent être préconisées en fonction de la configuration de l’établissement ou des services proposés. En cas de doute sur les clauses à prévoir pour vos besoins spécifiques, il est recommandé de consulter un avocat.
Pour éviter toutes difficultés, ce contrat doit être signé par votre client avant le versement d’un éventuel acompte, si la réservation est faite à l’avance. Le contrat peut ainsi être adressé par mail au client, pour signature électronique, si vous enregistrez les réservations manuellement. Sur un site de e-commerce acceptant automatiquement les réservations, vous pourrez prévoir des conditions générales à accepter par le client avant la confirmation de la réservation, doublées d’un contrat de location qui sera signé sur place lors de l’arrivée du client.
Vous l’aurez ainsi compris : le cadre contractuel à mettre en place dépendra surtout de votre modèle économique et de l’expérience client que vous souhaitez proposer. En cas de doute sur le cadre le plus adapté à votre activité, il est recommandé de consulter un avocat.
Il est enfin recommandé d’effectuer un état des lieux au début et au terme de la période de réservation, en particulier pour les locations de moyenne ou longue durée. En effet, seul un tel état des lieux, établi en présence d’un représentant de l’établissement et du client, et signé de l’ensemble des parties, vous permettra de prouver le montant d’éventuelles dégradations ou l’absence de certains équipements, afin de les mettre à la charge de votre client.
Peut-on demander à un avocat de nous accompagner dans la rédaction de nos documents de vente ? Quel serait le budget moyen ?
Le recours à un avocat pour la rédaction des documents contractuels qui vont encadrer votre activité est fortement recommandé, si vous souhaitez avoir des documents 100% adaptés aux services que vous proposez et aux spécificités de votre établissement.
Il est difficile de préciser un budget moyen, puisque les avocats fixent leurs honoraires en fonction de leur nombre d’années d’expérience, des ressources de leurs clients et, bien sûr, de leurs propres charges (ce sont des chefs d’entreprise comme les autres !).
Par ailleurs, le coût de la prestation de l’avocat dépendra de la nature et de la complexité des documents à créer, qui eux-mêmes dépendront de votre modèle économique.
En fonction de tous ces facteurs, on peut estimer que le budget à allouer à la création de documents contractuels sur-mesure par un avocat serait compris entre 900 € HT et 3000 € HT.
Il s’agit toutefois d’une estimation. Il est ainsi recommandé de contacter directement un cabinet d’avocats afin d’obtenir un devis personnalisé.
La fiche de police pour les clients de nationalité étrangère est-elle toujours obligatoire ?
Les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d’hôtes, comme d’autres professionnels de tourisme, sont tenus de faire remplir et signer par tout client étranger séjournant dans leur établissement, une fiche individuelle de police (article R.814-1 du Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile).
Cette fiche obligatoire pour les clients de nationalité étrangère doit être remplie et signée par le client dès son arrivée. A cet effet, un modèle de fiche individuelle contenant tous les renseignements à faire remplir par le client étranger a été annexé à l’Arrêté du 1er octobre 2015.
Le loueur doit conserver la fiche pendant 6 mois. Il doit la remettre, sur leur demande, aux services de police et de gendarmerie (la transmission automatique n’est plus obligatoire), sous forme matérialisée ou dématérialisée.
Une clause du contrat de location peut autoriser le loueur à remplir la fiche individuelle de police avec les informations obtenues lors de la réservation pour que le client n’ait plus qu’à signer la fiche à son arrivée. Les enfants âgés de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d’un adulte qui les accompagne.
Si le client étranger refuse de remplir ou de signer la fiche individuelle de police, le loueur est en droit de lui refuser la mise à disposition de l’hébergement touristique.
Quelle est la réglementation en ce qui concerne l’affichage des tarifs ?
Dans les établissements de tourisme, l’affichage des tarifs dans chaque chambre n’est plus obligatoire. En revanche, l’affichage est obligatoire à l’extérieur et à l’intérieur du bâtiment (à l’entrée du bâtiment et à la réception).
A l’extérieur de la propriété bien visible doivent être mentionnés :
- Le prix de chaque chambre petit déjeuner inclus avec le mini et le maxi selon la période et selon le nombre de personnes
- Le prix des prestations annexes aux chambres, par exemple la table d’hôtes
- Le prix de la taxe de séjour (par jour et par personne) mentionner également les personnes exonérées. Une photo des chambres peut être un plus (non obligatoire)
- L’information relative à la connexion internet (service gratuit ou payant)
A l’intérieur de la propriété (lieux d’accueil de la clientèle) :
- Le prix détaillé de chacune des chambres d’hôtes pour une ou plusieurs personnes et selon la période
- Le prix des prestations accessoires
- Le prix de la table d’hôtes
L’information relative à la connexion internet (service gratuit ou payant)
Lorsque la réservation est faite en ligne, les informations à l’acheteur doivent être données clairement et explicitement tout au long du processus de réservation en ligne. Les obligations et modalités de vente en ligne sont telles qu’il est recommandé de faire appel à un professionnel afin de vous accompagner dans l’établissement des documents contractuels et process à mettre en place (CGV, politique de confidentialité, mentions légales, etc.).
Comment et par qui se faire accompagner pour connaître nos droits et obligations ?
Il est essentiel lorsque l’on souhaite développer, créer, exploiter une activité de connaître les obligations et le cadre légal qui régissent celle-ci.
En outre, cela permettra d’envisager les choses avec sérénité, mais surtout d’être en conformité avec la loi et éviter ainsi nombre de difficultés et risques liés à une non-connaissance du terrain et du droit.
Pour cela, il est recommandé de se faire accompagner par des professionnels compétents :
- une association professionnelle ou regroupant des particuliers exerçant dans le même secteur d’activités ;
- un organisme accompagnant les professionnels ou particuliers dans ce domaine comme par exemple la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI). Il existe au niveau local, territorial et régional de nombreuses CCI aptes à conseiller, former et accompagner, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de ces organismes ;
- un avocat, ou autre professionnel offrant la garantie d’une information et d’une expertise juridique fiable.
Cet article comporte des informations générales, à jour au mois de septembre 2021. Il ne s’agit pas d’une consultation juridique, ni de conseils nécessairement adaptés à votre projet. Des obligations plus spécifiques peuvent dépendre des caractéristiques de votre établissement (nature de l’activité, configuration, services, capacité d’accueil…). Pour connaître vos obligations particulières, nous vous recommandons de solliciter les services administratifs compétents et, au besoin, de consulter un professionnel du droit.
