Vous vous apprêtez à ouvrir votre bel hébergement, il est temps de le faire savoir. Même si votre compte instagram est dynamique et suscite l’intérêt de potentiels clients, il est peut-être encore trop petit pour attirer l’œil de journalistes. Heureusement, il existe un outil puissant en marketing que je vous recommande vivement de prendre en compte dans votre stratégie : le Dossier de Presse.
Voyons ensemble de quoi il s’agit et comment réussir son dossier de presse. Votre hébergement sera bientôt en couverture des plus grands magazines !
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Tout d’abord, rappelons que le dossier de presse est un support envoyé aux journalistes pour promouvoir votre hébergement et ses prestations.
Le dossier de presse doit être synthétique, objectif et concret. Il a vocation à présenter l’actualité de votre entreprise. C’est pourquoi, il est important de rester neutre, tout en donnant envie à un journaliste de vous connaître.
Sa présentation doit être originale pour susciter l’intérêt et authentique en restant à votre image. Dans la mesure où ce document est un outil de travail pour le journaliste amené à rédiger un article sur vous ou à préparer une interview, facilitez-lui la vie avec une mise en page aérée et agréable à lire.
Quelle est la différence avec le communiqué de presse ?
Il est courant d’entendre parler de communiqué de presse. Contrairement au dossier de presse, celui-ci servira à annoncer un évènement ou une nouveauté bien spécifique.
C’est l’outil le plus couramment utilisé dans les relations presse. À la différence du dossier de presse, c’est un document d’une ou deux pages maximum, et qui a une durée de vie courte (quelques semaines, contre 1 à 3 ans pour le dossier de presse). Les communiqués de presse répondent à 5 questions : qui, quoi, quand, où, comment ?
Je vous invite à jeter un oeil à celui que j’ai reçu de la part de Mégane Rouault de M, l’agence pour l’ouverture d’une nouvelle maison de la collection Enamoura.
D’ailleurs, j’ai eu le plaisir de recueillir le témoignage de Magalie Avignon dans le podcast !
Quelle est la différence avec la revue de presse ?
La revue de presse vous permet de présenter l’ensemble des retombées presse de votre marque. Elle est destinée à la fois aux collaborateurs et investisseurs afin de savoir ce qui se dit de l’entreprise, et aux journalistes pour les convaincre et les aiguiller sur la manière dont ils pourraient présenter votre entreprise. Elle peut prendre la forme d’une page dédiée sur votre site internet ou d’un encart dans la page Contact.
Le Mas de Saribou
Le Moulin de Belle Queue
Maison Mastrorelli
Quelle est la différence avec le kit de presse
Un kit de presse est un ensemble d’informations et de fichiers sources mis à disposition des journalistes (photos HD et logos). En général, il est directement téléchargeable depuis votre site internet à l’aide d’un lien google drive, dropbox ou icloud.
Pourquoi faire un dossier de presse ?
Le but du dossier de presse est de faire connaître votre maison d’hôtes aux journalistes, en espérant qu’ils en parleront dans leur journal, magazine, webzine ou site web. L’enjeu est grand pour votre hébergement, car avoir une exposition dans la presse assure une notoriété considérable sans débourser le moindre centime. Cela va seulement vous demander un peu de temps pour la rédaction, la prise de photos et l’envoi aux journalistes.
Quand envoyer un dossier de presse ?
Comme vous pouvez l’entendre dans l’épisode de podcast avec Mégane Rouault, le Dossier de Presse doit aujourd’hui être plus synthétique pour s’assurer qu’il soit lu. Dans ce cas, votre stratégie sera d’envoyer votre dossier de presse à une cible pertinente à un moment donné.
Qu’il s’agisse d’annoncer l’ouverture de votre gîte, mettre en avant l’accueil de retraites yoga, présenter votre démarche écologique ou informer sur un agrandissement, vous devrez faire parvenir votre dossier de presse aux journalistes à même de promouvoir votre hébergement et son actualité. Il n’y a donc pas de moment idéal universel car il s’agit de faire parler de votre maison, au meilleur moment selon vos objectifs.
Comment faire un dossier de presse ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- le faire vous-même
- le déléguer
Faire votre dossier de presse de A à Z
Par manque de ressources pour faire appel à un prestataire, vous décidez de vous lancer seul·e dans la rédaction de votre dossier de presse. Ou peut-être en avez-vous tout simplement envie !
Dans ce cas, il vous faudra passer par 3 étapes :
> l’étape préparatoire
> l’étape de rédaction
> l’étape de diffusion
L’étape préparatoire
Il est essentiel de comprendre que l’étape préparatoire doit vous aider à établir vos objectifs et les cibles les plus pertinentes pour les atteindre. On parle bien de stratégie de communication et non pas d’un simple mail de contact.
C’est pourquoi, je vous recommande de prendre le temps de répondre aux questions suivantes :
- Qu’attendez-vous d’une parution presse ?
- Quelle(s) cible(s) souhaitez-vous toucher ?
- Quels sont les contacts (magazine, webzine, journal, blog) qui correspondent à cette cible ?
- Quels sont le style, la philosophie et les valeurs de chaque média ?
En rassemblant toutes ces informations, vous serez alors capable d’identifier les meilleurs représentants pour votre hébergement et vous pourrez adapter votre style à leur univers.
L’étape de rédaction
Je travaille tous les jours sur Canva et cet outil me permet de proposer des supports professionnels facilement. Il ne remplacera jamais l’expertise d’un·e graphiste, mais il a l’avantage d’être gratuit (ou peu cher même en forfait payant), et très simple d’utilisation. Nous verrons en détail le contenu dans la suite de cet article.
L’étape de diffusion
Le meilleur moyen de faire parvenir votre dossier de presse reste l’email. Si vous souhaitez promouvoir un événement en particulier, pensez à communiquer suffisamment en avance pour coller aux échéances des différentes rédactions. Dans son interview, Eva Batlogg rédactrice en chef de Home magazine nous informe qu’elle prépare un numéro pendant 2 mois avant sa publication.
Quelques conseils pour une diffusion efficace :
Privilégiez des envois nominatifs uniquement : adressez votre dossier de presse directement au journaliste qui s’occupe de votre secteur d’activité pour maximiser les chances de réactions. Grâce à l’étape préparatoire, vous aurez listé les différents contacts et pourrez ainsi personnaliser votre message.
Soignez l’objet de votre e-mail : pour inciter le journaliste à l’ouvrir. Puis travaillez votre message pour susciter l’intérêt et augmenter vos chances d’être lu·e.
Osez la relance par téléphone : il est généralement conseillé de les relancer quelques jours après l’envoi du dossier de presse afin de leur rafraîchir la mémoire et de les inciter à prendre une décision.
Confier la mise en page de votre dossier de presse à un·e graphiste
Si vous manquez d’idées, de temps ou encore de motivation, vous pouvez faire appel à un·e graphiste pour réaliser la mise en page de votre dossier de presse. Dans ce cas, vous devrez lui fournir le contenu c’est-à-dire tous les textes ainsi que les photos. C’est une excellente solution pour s’assurer de produire un document clair et parfaitement structuré, en accord avec votre identité visuelle.
Travailler avec une agence de communication
Si vos finances le permettent, vous pouvez aussi faire le choix de collaborer avec une agence comme celle de Mégane Rouault, M l’agence, qui sera en charge de votre stratégie de communication. Dans ce cas, c’est l’agence qui sera responsable de la rédaction de votre dossier de presse et de sa diffusion auprès de ses partenaires. Pas mal non ?!
Que mettre dans son dossier de presse ?
Enfin, voyons comment construire votre dossier de presse. Pour cela j’ai repris un article proposé par www.youlovewords.com qui détaille parfaitement les points qui composent un bon dossier de presse.
1. La page de couverture
C’est la première page de votre dossier de presse, celle qui doit capter l’attention des journalistes. Évitez les présentations trop scolaires et restez sobre, tout en respectant votre charte graphique. Votre couverture doit impérativement contenir :
- La mention “Dossier de presse”
- Un titre accrocheur
- Le nom de votre entreprise
- Votre logo
2. Le sommaire
Un sommaire contenant des numéros de pages est essentiel. Il permet aux journalistes d’accéder directement aux informations qui les intéressent.
3. Le mot du ou des fondateur(s)
Insérer un mot pour vous présenter permet d’humaniser votre discours et de partager votre vision. Accompagnez cette page d’une photo voire d’une mini-biographie.
4. Le corps du dossier
Le corps du dossier de presse vise à raconter l’histoire de votre entreprise, à présenter ses services en vous mettant en valeur. Ici, veillez à ne pas tomber dans un discours trop vendeur, au risque de produire plutôt une plaquette commerciale qu’un dossier de presse.
Cette partie doit contenir différents éléments, plus ou moins étayés selon l’ancienneté de votre entreprise :
- La présentation de votre entreprise : présentez-vous ainsi que vos prestations, brièvement. Parlez également de vos valeurs et vos objectifs.
- Votre histoire : l’objectif est de donner un aperçu des temps forts et dates clés de l’évolution de votre entreprise. Selon son stade de développement, vous pouvez développer plus ou moins ces étapes. N’hésitez pas à schématiser au maximum cette partie pour la rendre plus agréable à lire.
- Vos engagements : si vous êtes dans une démarche responsable, c’est le moment de mettre en avant vos engagements en précisant la raison pour laquelle vous avez mis en place ces actions ainsi que les retombées et impacts pour votre entreprise.
5. Vos chiffres clés
C’est l’une des parties les plus importantes de votre dossier de presse car elle retrace son histoire. Ainsi, elle doit contenir des chiffres comme les dates clés, le nombre de clients accueillis, votre taux d’occupation, le nombre de salariés, ou le profil type de votre clientèle.
Vous pourriez également citer les canaux de distribution sur lesquels votre hébergement est proposé ou le nombre de followers sur instagram.
6. La page contact
Si les journalistes sont arrivés jusqu’à cette page, c’est presque gagné ! Il serait dommage d’oublier de leur donner vos coordonnées. Assurez-vous que cette page soit lisible et offre aux journalistes l’ensemble des informations dont ils ont besoin :
- adresse de l’entreprise, email, numéro de téléphone, comptes réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram ou encore Youtube) et lien vers votre site web.
Pour vous aider, je vous propose de feuilleter les dossiers de presse en exemple ci-dessous.
Conclusion
Vous l’aurez compris, le dossier de presse est un super outil qui vous sera indispensable pour contacter la presse et vous faire connaître. En revanche, il vous demandera quelques heures de travail. Enfin, veillez à joindre des photos ultra qualitatives et représentatives car elles permettront de déclencher un vrai coup de cœur chez vos lecteurs. En effet, ils seront d’autant plus sensibles au fait que vous avez la possibilité de leur fournir des photos HD immédiatement.
Alors prêt·e à vous lancer ?
