Vous savez à quel point j’insiste sur l’importance de s’organiser et de trouver du temps pour soi. L’activité de gîte ou de chambre d’hôtes est très prenante et il n’est pas rare de s’oublier. Cependant, une trop forte charge mentale et un épuisement vont vous mener droit vers la rupture.
Prenez conscience de l’importance de mettre en place des process, une méthodologie de travail et des outils pour vous aider à gérer au mieux votre nouveau quotidien.
Cette ressource, sous forme de “checklist avant ouverture” a pour but de vous aider à anticiper tous les aspects de notre métier et de vous permettre de mettre en place vos propres solutions.
MON ORGANISATION
J’organise mes journées
Si vous êtes un fidèle auditeur du podcast, vous savez que j’aime toujours demander à mon invité de décrire sa journée type. Je me suis moi-même déjà confiée sur la difficulté que j’avais rencontrée à ne pas réussir à mettre en place une routine de travail. Qu’il m’avait fallu tester et revoir à plusieurs reprises ma façon de gérer mon temps, de prioriser mes tâches et de trouver du plaisir dans mes journées de travail.
Un exercice qui m’a énormément aidé a été de prendre toute une demi-journée pour lister l’ensemble les tâches qui composaient ma semaine. Je les ai ensuite organisées par catégories/familles (préparation du gîte ; extérieurs ; courses ; communication etc.) afin de les classer par ordre de priorité.
Il va de soi que le ménage du gîte est prioritaire face à mon instagram ou à du démarchage partenaire par exemple. Cependant, ce sont également des responsabilités à intégrer dans ma semaine et auxquelles il faut dédier suffisamment de temps.
Exemples de tâches qui composent une semaine type :
- Préparation des petits-déjeuners clients
- Entretien des chambres
- Gestion du linge
- Réponse aux mails
- Envoie d’une newsletter
- Courses pour les produits frais
- Suivi comptable
- Entretien de la piscine et des extérieurs
Certaines tâches n’ont pas nécessité à être réalisées au jour le jour et impliquent même une organisation à part (comptabilité, démarchage clients, partenariats, stratégie tarifaire…).
C’est pourquoi, il vous faut composer un planning de travail aussi bien à la journée/semaine qu’au mois en y intégrant ce qui peut être reporté à des périodes d’activité plus calmes.
Un élément essentiel de votre bien-être est également de vous écouter et de connaître vos limites. Inutile d’établir un planning de travail type dès 6h du matin si vous n’arrivez pas à émerger avant 8h. Soyez honnête et réaliste pour que vos journées de travail reflètent à la fois les attentes de l’activité et vos propres besoins. D’autant plus si vous avez des enfants avec les horaires de l’école ou des activités. Ainsi, vous pouvez dès le départ proposer des horaires de petit-déjeuner, d’arrivée et de départ qui coïncident le mieux avec vos contraintes personnelles. Attention, il est évident que l’on reste un métier de service et que ce cadre de travail doit également s’adapter aux envies de votre clientèle. Il s’agit surtout de trouver des astuces ou une répartition des tâches qui permettent que tout puisse se dérouler sans accro.
Enfin, un conseil important et trop peu suivi, est de vous aménager un “vrai” espace de travail.
Celui-ci comprend :
- Une buanderie
- Une réserve avec votre stock de produits ménagers et courses
- Un bureau avec ordinateur, imprimante et rangements
- Si nécessaire, un atelier pour le bricolage/jardinage
Facilitez-vous la vie en organisant aussi bien vos idées que vos espaces ! Comme disait Samuel Smiles “Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.”
Pour terminer sur l’espace bureau, pensez à l’aménager avec des casier/paniers ou bannettes, pour glisser les factures à saisir, le courrier auquel répondre ou la liste de courses. Même si vous êtes débordé ou dérangé pendant votre gestion administrative, vous avez tout organisé pour qu’aucun document ne traine et ne se perde ! Y’a pas plus ennuyeux que de chercher une facture ou un ticket de caisse le 28 du mois pour son comptable.
Je mets en place une méthodologie de ménage
Un premier point avec l’entretien de votre hébergement est de vous faciliter la vie et de gagner du temps ! Personne n’a pour passion de passer 8h de sa journée à faire du ménage.
Pour cela, je vous recommande de vous entraîner avant votre ouverture pour prendre conscience de la charge de travail et du temps que chaque espace/pièce vous demande.
Réfléchissez aux produits dont vous avez besoin, à leur manipulation et surtout à leur stockage ! Pouvez-vous dédier un espace de stockage à chaque niveau de la maison ? Mieux vaut un mini cagibi dans lequel vous pouvez glisser 1 parure de lit, quelques serviettes de toilette et un panier de produits d’entretien que de tout transporter depuis votre partie privative.
Ayant moi-même été femme de chambre puis gouvernante, j’ai assez vite adopté une méthodologie de travail rigoureuse qui me permette de gagner en efficacité et de ne rien oublier.
Voici un guide pour vous aider dans la gestion de l’entretien : https://lesclesdugite.fr/un-menage-efficace/
À vous de vous l’approprier selon vos propres exigences et la configuration des lieux.
Je suis mes stocks
Vous avez peut-être tout de suite su la gamme de linge que vous souhaitiez ou le design de la lampe de l’entrée, mais avez-vous pensé à tout ce qu’il vous faudrait pour une gestion du quotidien ?
Il ne serait pas raisonnable d’imaginer faire des courses tous les 4 matins (hors petit-déjeuner bien sûr !) pour palier à un oubli. C’est d’autant plus vrai en période de fortes demandes ou vos réservations s’enchaînent et que même une pause déjeuner est compromise.
Heureusement, même les courses s’anticipent (et en dehors des produits frais), tout peut se conserver ! J’ai imaginé un tableau Excel très simple pour vous aider à lister tout ce dont vous aurez besoin et que vous pouvez acheter en avance ou en surplus pour garder sous la main un petit stock de dépannage.
De cette manière, vous vous économisez du temps et du stress à devoir filer dans un magasin entre deux arrivées pour changer une poignée de porte fatiguée.
Cette liste n’est absolument pas exhaustive et doit juste servir de point de départ pour votre propre suivi que vous prendrez le temps de personnaliser.
Je vous promets que vous vous remercierez le jour où vous trouverez dans votre stock, l’élément clé qu’il vous faut remplacer !
J’organise aussi la vie de famille et mon temps libre
Pour finir, on planifie aussi des temps pour soi et pour avoir du temps de qualité avec ses proches. Que ce soit l’heure du diner, du bain des enfants ou les dates des prochaines vacances, tout s’anticipe !
Ça peut paraître bête mais c’est ce qui va vous permettre de définir votre cadre de travail et d’imposer à vos futurs clients, vos règles de vie.
- Faîtes-vous table d’hôtes tous les soirs de la semaine ? Qui garde les enfants ?
- Acceptez-vous des arrivées après 21h ?
- Pouvez-vous servir le petit-déjeuner à 9h et conduire les enfants à l’école ?
- Les planches apéro doivent-elles être réservées au moins 24h à l’avance ?
- Si vous n’habitez pas sur place, comment vous assurez vous de l’heure d’arrivée de vos locataires ?
- Pour vos prochaines vacances, pouvez-vous vous faire remplacer ou préférez-vous fermer le planning de réservations ?
Ce qui est merveilleux avec cette activité et qui nous différencie justement des hôtels, c’est que nous pouvons moduler nos services selon nos propres envies. Prenez donc toujours le temps de réfléchir aux conditions de séjour que vous mettez en place pour qu’elles soient les plus confortables pour vous. Elles le seront alors d’office pour votre clientèle qui aura le plaisir de partager du temps avec une personne sereine et disponible !
AMÉNAGEMENTS & ÉQUIPEMENTS
Vous proposez un lieu de vie, celui-ci doit être le plus confortable possible et permettre à vos voyageurs de vivre une expérience inoubliable le temps de leur séjour.
Attention cependant à ne pas penser qu’à la décoration au risque d’en oublier le confort d’utilisation aussi bien pour vos hôtes que pour vous dans leur manipulation.
En quelques semaines de location, j’ai rapidement revu mes aspirations déco vers un style plus minimaliste car j’ai vite compris que ce n’était pas déterminant dans la satisfaction de mes clients tandis que pour moi c’était un gain précieux sur le temps de ménage !
De la même manière, je privilégie dans la mesure du possible, du mobilier sur pieds pour ne pas avoir à déplacer systématiquement les meubles lors de l’entretien des sols.
Enfin, dîtes-vous que nous avons tous notre propre logique et compréhension des choses, pensez donc à des équipements qui demandent le moins de manipulation possible et qui puissent être évidents à utiliser. Un bon test, c’est de demander à un enfant de l’essayer !
Je propose des chambres confortables et bien équipées
Il n’y a pas meilleur test que de dormir vous-même dans chaque chambre et d’utiliser les sanitaires. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de ce qui peut manquer ou de la praticité de chaque élément. Il m’est déjà arrivé de perdre 5 minutes face à un robinet de douche incompréhensible à régler… et j’ose croire que je ne suis pas la seule !
Une fois encore, je vous invite à vous référer à une ressource disponible dans laquelle j’ai tenté de lister un maximum d’équipements et mobiliers à proposer pour aménager votre hébergement.
C’est à nouveau une base de travail, qu’il vous faudra vous approprier et personnaliser : https://lesclesdugite.fr/tout-ce-quil-vous-faut-pour-meubler-et-equiper-votre-lieu-de-vie/
Je pense aux extérieurs
Selon que vous mettiez à disposition des équipements de loisir ou de bien-être, il vous faut anticiper leur entretien et rangement.
- À quel moment dois-je prévoir l’entretien de la piscine sans déranger mes locataires ?
- Les transats, bains de soleil et jeux peuvent-ils passer la nuit dehors ?
- Quel est le meilleur espace pour le barbecue ?
- Les locataires peuvent-ils tous avoir un espace d’intimité ?
- Puis-je proposer un local vélo à l’abri et sécurisé ?
- S’il pleut, puis-je me protéger le temps de décharger la voiture ?
Tout aussi importants que les espaces intérieurs, le jardin, le parking et les accès extérieurs doivent être pensés et aménagés pour faciliter l’accueil de vos locataires et leurs propres déplacements.
Selon la clientèle que vous prévoyez d’accueillir, imaginez tous les scénarios possibles :
- Puis-je me déplacer du parking jusqu’à ma chambre en chaise roulante ?
- Ai-je accès à un parking sécurisé ?
- L’accès à la piscine est-il bien sécurisé et sans danger pour les enfants ?
- Le jardin est-il clôturé pour laisser libre mon chien ?
- Un client qui arriverait tard, peut-il déranger d’autres chambres ?
J’anticipe l’organisation des arrivées
Une fois encore, mettez-vous à la place de vos futurs locataires et vérifiez que l’accès jusqu’à la maison est clair et intuitif. Si vous avez peur qu’il y ait des personnes distraites, n’hésitez pas à ajouter des panneaux d’affichage pour les orienter au mieux.
Que vous fassiez le choix d’accueillir vos locataires par vous-même ou pas, il faudra mettre en place certaines solutions :
- Je demande à mes clients de confirmer l’heure d’arrivée dans la journée par sms
- Je mets en place une boite à clés pour des arrivées autonomes
- J’installe un portail avec interphone pour les accueillir en personne
- Si je dois m’absenter, je peux proposer aux locataires de patienter dans le jardin
- Les clients disposent d’un badge pour rentrer en toute autonomie après leur dîner
- Mon chien est enfermé dès qu’un client arrive au cas où il en aurait peur
Enfin, réfléchissez dès maintenant à la façon dont vous aimeriez recevoir vos voyageurs et ce que cela implique pour votre organisation :
- Je propose une boisson et quelques gâteaux que je sers moi-même
- Je mets à disposition dans leur chambre quelques gourmandises et de quoi se servir une boisson chaude
- Je fais une visite complète des lieux en leur donnant les règles de vie & recommandations
- Je les laisse découvrir les lieux par eux-mêmes et leur propose de me demander si besoin
- Je fais un état des lieux avec remise d’une caution en mains propres
- Je les invite à consulter le Livret d’accueil pour toute demande
L’accueil est un moment déterminant dans l’expérience client, ne le négligez pas ! Lorsqu’on a fait plusieurs heures de route, que l’hébergement est difficile à trouver, que l’on ne sait pas où se garer ni par où accéder à son logement, cela peut vite créer une première impression très négative.
Un sourire et la gentillesse d’un hôte accueillant fera toujours oublier la fatigue.
PETIT-DÉJEUNER & REPAS
Vous avez décidé de proposer une table d’hôtes ? C’est une excellente idée et vous trouverez dans la ressource suivante, toutes vos obligations : https://lesclesdugite.fr/quelles-sont-les-obligations-de-lhebergeur-pour-faire-table-dhotes/
Au risque de me répéter, cela ne s’improvise pas et même si vous adorez cuisiner et recevoir, il s’agit d’une prestation payante qu’il vous faut gérer de façon professionnelle. Contrairement à la prestation d’hébergement, vous vous confrontez à des enjeux sanitaires très importants.
Je prévois les menus en avance
Pour gagner du temps, aussi bien en faisant vos courses qu’au moment de passer derrière les fourneaux, l’idéal reste de savoir à l’avance ce que vous souhaitez proposer. Selon les produits de saison, vos inspirations, les restes ou encore les restrictions alimentaires de vos clients, vous pouvez adapter les menus au mieux.
Si certaines préparations requièrent des temps de repos ou des matières premières bien spécifiques, ne laissez aucune place à l’improvisation en travaillant sur vos menus en avance. Étudiez vos recettes pour vous assurer d’organiser votre temps de travail de la meilleure façon possible et de valoriser les restes. Par exemple, le pain de la veille peut se transformer en avocado toast !
L’anticipation vous donnera également la liberté de prévenir vos fournisseurs et de ne souffrir d’aucun manque d’approvisionnement. D’ailleurs, êtes-vous sûr d’avoir du pain frais tous les jours ?
N’hésitez pas à constituer une liste de vos fournisseurs préférés et des jours et heures d’ouverture. Voyez également s’ils peuvent vous livrer. Enfin, prévoyez des plans de secours pour les imprévus : pain ou viennoiseries congelés, autre fournisseur, pain maison prêt à cuire, etc.
Je calcule mon coût de revient
Point une fois encore essentiel et trop souvent délaissé par manque de temps. C’est pourquoi si votre planning le permet, je vous recommande vivement d’établir une liste de vos recettes préférées et de calculer ce que cela vous coûte en achat de matières premières.
Certains hébergeurs proposent des petits-déjeuners gargantuesques, absolument délicieux mais trop onéreux pour le prix de la nuitée. Je vous rappelle que les charges liées au service du petit-déjeuner doivent aussi être prises en compte dans l’élaboration de votre tarif hébergement.
Pour vous aider, je vous conseille de jeter un œil au Guide Petit-déjeuner dans lequel vous trouverez tous les éléments à connaître ainsi qu’un outil de calcul de vos coûts de revient : https://lesclesdugite.fr/guide-du-petit-dejeuner-pour-votre-maison-d-hotes/
Je communique sur l’organisation
Organisez-vous de façon à gagner du temps de sommeil, en préparant un maximum de mise en place dès la veille : préparations, dressage des tables, programmation d’une machine à café etc.
Et soyez clairs auprès de vos clients sur les horaires, les espaces où seront servis les petits-déjeuners ou la table d’hôtes, les particularités du service (buffet ou à l’assiette), etc.
N’attendez pas que les locataires pensent d’eux-mêmes à vous prévenir de certaines allergies ou intolérances, de leur présence à la table d’hôtes ou de leur besoin de partir très tôt le lendemain matin. C’est à vous de vérifier tout cela en amont :
- Par email 7 jours à 48h avant leur arrivée ;
- À leur arrivée en vérifiant les informations que vous aviez ;
- La veille au soir pour garder une marge de manœuvre si besoin.
Précisez toujours dans vos CGV & votre règlement intérieur, dans quel délai la table d’hôtes peut être réservée et les horaires de service. Cela n’empêche bien évidemment pas de faire preuve d’une certaine flexibilité mais vous permet de refuser toute demande de dernière minute pour laquelle le service ne pourrait pas être à la hauteur de vos exigences et vous créer du stress.
D’ailleurs, en demandant à vos clients de confirmer en avance, cela vous permet de leur recommander si besoin, un autre établissement dans lequel vous pouvez réserver pour eux.
CONFORT
Penser au confort de vos clients c’est surtout penser au vôtre ! Plus vos locataires seront autonomes, trouveront facilement l’information et auront le moins de responsabilité possible, plus vous serez tranquille et éviterez les mauvaises surprises.
J’anticipe les accidents
Je suis convaincue qu’il est possible d’anticiper quelques imprévus et de les éviter. Pour cela, je vous propose (encore et toujours !) un tableau listant les pires scénarios catastrophes. Ceux qui nous arrivent à tous mais dont l’impact peut être limité grâce à l’expérience.
Prenez le temps de tout lire afin d’identifier les solutions que vous pouvez mettre en place dès maintenant. Et si vous pensez à d’autres situations cauchemardesques, ajoutez-les et faîtes m’en part pour en faire profiter les collègues.
D’ailleurs, je vous recommande d’éliminer, protéger ou signaler tout ce qui peut représenter un danger pour un adulte ou un enfant (escalier glissant, linteau bas, poêle chauffant, …).
Enfin, prévoyez routeurs ou répétiteurs pour diffuser le wifi dans toute la maison et prenez soin de vous abonner à une société qui protège la connexion et vous permet de respecter :
- La lutte contre le téléchargement illégal (loi n°2009-669 du 12 juin 2009)
- L’enregistrement des logs de connexion pour respecter la loi relative à la lutte contre le terrorisme (loi n°2006-64 du 23 janvier 2006).
Je crée une documentation claire
Il est vrai que les voyageurs n’aiment pas particulièrement lire toute la documentation à leur disposition et pourtant c’est ce qui vous permettra de transmettre toutes les consignes et de leur assurer un séjour agréable. Pour cela, vous pouvez imaginer des supports de communication plus ludiques : comme un menu de restaurant, un format vidéo ou un livret numérique.
Vous êtes seul à avoir tout le savoir, il ne faut donc surtout pas hésiter à partager la moindre information et anticiper les demandes de vos clients.
- Quels sont les horaires d’arrivée/départ ?
- Où et quand est servi le petit-déjeuner ?
- Où peut-on se garer près de votre établissement ?
- Si je viens avec mon chien, que dois-je prévoir ?
- Quel est le code wifi ?
- Comment fonctionne le chauffage ?
- Dois-je fermer le gîte avant de partir en excursion ?
- La piscine est-elle sécurisée ?
- Les enfants peuvent-ils jouer dans le jardin sans surveillance ?
Prévoyez des affichages/panneaux si besoin pour signaler certains dangers, les règles d’usage de certains équipements ou responsabiliser vos locataires.
Je mets en place des outils de gestion à distance
En vacances, on peut se montrer plus tête en l’air voire irresponsable pour certains. Pour ne pas découvrir à la fin d’un séjour client, une facture d’eau exorbitante ou la panne d’un appareil, mieux vaut privilégier la simplicité !
Aujourd’hui, une grande majorité d’équipements peuvent être connectés et gérés à distance. Si vous optez pour des appareils intelligents, je vous recommande de les programmer pour que vous puissiez garder leur maîtrise depuis votre téléphone portable.
C’est généralement le cas avec les nouveaux systèmes de chauffage par exemple, ce qui vous permet de bloquer le thermostat et de ne pas laisser l’opportunité à vos clients d’y toucher.
En cas de besoin, vous pouvez leur donner pour consigne de vous contacter.
De la même manière, pensez aux minuteurs, détecteurs de mouvement et pommeaux de douche intelligents pour limiter les surconsommation d’eau ou d’électricité. Privilégiez les douches aux baignoires, les ventilateurs à la climatisation, le chauffage au sol plutôt que convertible.
Pour la piscine ou les équipements de bien-être, je préfère également vous recommander de ne surtout pas laisser leur entretien ou gestion à vos locataires. Une fois encore, ils sont en vacances/week-end, veulent profiter pleinement de leur pause et ne pas se soucier du niveau d’eau, du taux de PH ou du chauffage du bain nordique. D’ailleurs certains découvrent ces équipements pour la première fois et ne peuvent pas apprendre en quelques minutes comment les utiliser au mieux.
Il est de votre responsabilité de leur offrir le meilleur des services et de garantir leur bonne utilisation. Pour ma part, mon mari ou moi venions chaque matin tôt pour nous occuper de débâcher et remettre au propre la piscine, vérifier les niveaux d’eau et de produit dans le jacuzzi et le sauna pendant les locations à la semaine. Les locataires n’avaient à se soucier de rien et c’est vraiment nous qui étions les plus sereins.
Les piscines, bains nordiques ou poêles à bois sont de plus en plus souvent proposés dans les hébergements et ce sont de magnifiques équipements à proposer à votre clientèle. Cependant, il ne faut pas sous-estimer le temps de mise en route/entretien qu’ils vous demanderont, ni les risques qu’ils représentent pour une clientèle chaque jour différente et novice.
MES OUTILS DE COMMUNICATION
Si vous lisez cette ressource c’est que vous projetez une ouverture prochaine et le lancement de votre planning de réservation. Il n’y a pas de magie, pour se faire connaître, il faut se montrer !
Je crée une identité de marque forte et identifiable
Une présence sur le net est indispensable pour présenter votre offre et enregistrer des réservations. Cependant, la concurrence reste forte et il est essentiel de se démarquer à travers une identité de marque singulière et reconnaissable.
Pour cela, vous pouvez faire appel à un prestataire graphiste ou imaginer vous-même un logo et l’identité visuelle que vous souhaitez adopter pour votre communication.
J’utilise quotidiennement Canva, un outil avec une formule de départ gratuite vous permettant si le budget est serré, de concevoir tous vos supports de communication en respectant l’identité de votre hébergement.
Le nom de votre établissement, son logo, les couleurs ou les typographies utilisés sont autant de points d’identification essentiels pour vous démarquer.
N’oubliez pas que cette identité doit être le reflet de votre offre et univers. Il y a certaines règles à respecter pour vous assurer d’adresser le bon message. Pour cela, rien de mieux que de faire appel à un expert qui saura retranscrire le plus fidèlement possible votre personnalité et celle de votre lieu de vie.
Je fais appel à un photographe professionnel
Aujourd’hui tout tourne autour de l’image ! Nous sommes sans cesse sollicités par des photos et c’est justement ce qui nous permet de nous forger un avis, de nous séduire et de passer à l’action.
Réserveriez-vous un gîte sans voir une seule photo ? Je ne pense pas 😊
C’est pourquoi il vous faut absolument prévoir la venue d’un photographe professionnel pour la promotion de votre hébergement. C’est en plus très valorisant que de redécouvrir son travail à travers un regard expert. Vous qui ne voyez que les défauts, je vous assure que vous êtes le plus mal placé pour apprécier la beauté de votre lieu de vie et tous ses détails.
Pour savoir comment organiser votre shooting photo, je vous invite à visionner le replay d’une super table ronde qui regorge de conseils experts : https://lesclesdugite.fr/preparer-son-shooting-photo/
J’anime les réseaux sociaux
Dans un premier temps, vous ne pourrez pas vous passer des plateformes de réservation telles que Airbnb ou Booking pour vous faire connaître et obtenir vos premières réservations.
Cependant, un des objectifs à moyen terme est de pouvoir vous en passer, ne serait-ce que sur les dates à forte demande en haute saison. Pour cela, pas de miracle, vous devez apparaître sur d’autres supports :
- Avoir votre propre site internet
- Être présent sur les réseaux sociaux (à minima Instagram)
- Ouvrir votre fiche Google My Business
Plus tôt vous commencez votre communication sur les réseaux sociaux, plus vous augmentez vos chances d’avoir une petite communauté engagée dès votre lancement. Les abonnés qui ont plaisir à suivre les travaux, votre ouverture, seront les premiers à vouloir séjourner chez vous !
Familiarisez-vous dès que possible avec les réseaux sociaux et prenez plaisir à les animer. Pour cela, vous pouvez mettre en place un calendrier éditorial avec vos idées de contenu, les photos et groupes de hashtags. Déterminez les jours et heures auxquels vous souhaitez publier et intégrez ce temps de travail dans votre planning hebdo !
Je me présente localement
Ne sous-estimez pas le pouvoir de la clientèle locale ! Devenez acteur de votre territoire en allant à la rencontre de partenaires, artisans et commerçants locaux avec lesquels vous aurez l’occasion de travailler ou dont vous admirez le travail.
Vous avez certainement fait les présentations avec votre CCI et l’Office de Tourisme au tout début de votre projet. Si ce n’est pas encore fait, prenez le temps de faire la connaissance des acteurs locaux. Leurs conseils seront précieux pour vous aider à mieux connaitre votre territoire, les habitudes des touristes et pourquoi pas pour tisser des liens professionnels à travers des collaborations ou des partenariats.
Une superbe occasion de réunir tout le monde au même moment et de vous présenter dans les meilleures conditions serait d’organiser une journée portes ouvertes ou une crémaillère avec toute la commune : élus, artisans, commerçants, voisins, collègues, etc.
Il n’y a pas mieux pour briser la glace et faire découvrir votre univers et tout le travail accompli.
GESTION AU QUOTIDIEN
Nous l’avons vu plus haut, tout s’organise pour gagner en efficacité et avoir un maximum de temps à dédier à vos voyageurs. Selon vos besoins et la valeur ajoutée à accomplir vous-même certaines tâches, vous déciderez peut-être de déléguer certaines responsabilités (comptabilité, gestion des réseaux sociaux, ménage etc.) ou de travailler avec une solution d’automatisation.
J’automatise un maximum de tâches
Vous allez assez vite vous en rendre compte, vos futurs clients ont toujours les mêmes questions :
- Demande de disponibilités
- Localisation de la maison
- Équipements à disposition
- Accueil de bébé et matériel fourni
- Conditions d’annulation
- Montant de l’acompte
- Possibilité de venir avec son animal de compagnie
- (…)
C’est pourquoi l’une des premières choses à faire avant son ouverture, c’est de préparer des courriers automatiques et réponses types aux emails. Cela vous fera gagner un temps considérable au quotidien et vous serez certain de n’oublier aucune information importante.
Je vous propose quelques modèles d’emails à vous approprier et à utiliser dès que vous recevrez une demande de renseignement. Un simple copier/coller vous permettra de gagner beaucoup de temps devant l’ordinateur pour être plus disponible pour vos clients et votre famille : https://lesclesdugite.fr/construire-votre-communication-par-emails/
De la même manière, pensez à rédiger votre Livret d’accueil le plus tôt possible pour le joindre à vos emails et vous permettre de répondre à toutes les interrogations de vos clients.
Aujourd’hui il est courant de proposer un Guide d’accueil digital comme ceux de notre partenaire Driing : https://lesclesdugite.fr/membre/driing/
Une fois vos conditions tarifaires et d’annulation établies, vous pourrez rédiger des modèles types de contrat et de CGV ainsi que des templates de factures pour tous les services proposés.
Tous les échanges que vous aurez par email avec votre clientèle sont précieux c’est pourquoi je vous recommande de mettre en place un Fichier Client dès l’ouverture de vos réservations. Cela vous permettra de conserver les infos concernant les séjours à venir et de personnaliser l’accueil de vos locataires, puis de les fidéliser en les contactant pour la bonne année par exemple.
Vous pourrez également suivre les performances des canaux de distribution sur lesquels votre établissement est référencé. Ce sera très utile pour adapter votre future stratégie commerciale !
Prendre l’habitude de compléter ce Fichier Client à chaque nouvelle demande, ne vous prendra que quelques minutes chaque fois.
Enfin, prévoyez d’ouvrir un Drive pour archiver tous les documents administratifs et comptables que vous pourriez avoir besoin de consulter même à distance. Pour ma part, je gardais toujours une copie des contrats signés, de mes factures, des documents liés à l’entreprise et tout ce qui avait un lien avec l’activité. C’est très rassurant d’avoir un accès qui ne dépend pas de votre ordinateur au cas où celui-ci rendrait l’âme ! Et plutôt que de perdre du temps à fouiller dans les papiers ou les emails, vous pouvez organiser des dossiers par noms clients ou dates de séjours.
Cela ne vous dispense malheureusement pas de conserver une copie imprimée des factures et contrats pour votre comptable. De jolis classeurs avec des intercalaires par mois vous seront également très utiles.
Enfin, comme on n’a jamais trop de fichiers excel, je vous recommande de constituer un petit annuaire de vos différents fournisseurs : électricité, eau, banque, assurance, internet, etc. Listez chaque partenaire avec les coordonnées de votre contact, numéro de contrat, date de validité, montant des échéances et toute information qui vous semblera utile.
Je m’abonne à un channel manager
Vous l’avez compris, votre présence sur les plateformes de réservation est indispensable pour les premières années d’ouverture. Cependant cela signifie aussi qu’il vous faut gérer plusieurs annonces et calendriers.
Selon le nombre d’unités d’hébergement que vous avez à gérer, vous pourrez trouver utile de vous abonner à un channel manager pour vous aider dans la gestion des réservations et éviter tout surbooking.
Cet outil payant vous permettra d’accéder à de nombreuses fonctionnalités telles que :
- La synchronisation des plannings de réservation
- La possibilité de réserver en direct depuis votre site internet
- L’envoie automatique de contrat et CGV
- La création de factures
- Le suivi des performances de votre activité par canal
Encore une fois, prenez le temps de comparer plusieurs solutions et de suivre des démonstrations pour vous faire un avis et connaître celle qui répondra au mieux à vos besoins (ergonomie, fonctionnalités, connexions, tarifs, etc.).
J’organise ma gestion comptable de façon hebdomadaire
Il est facile de se laisser déborder pas les formalités comptables pourtant je pense qu’il vaut mieux y consacrer quelques minutes par jour/semaine que plusieurs heures en fin de mois.
Vous serez certain de n’oublier aucun détail important, de ne perdre aucun document et surtout d’envoyer en temps et en heure tout le nécessaire à votre comptable. Ce serait dommage de subir des pénalités de retard pour 2 factures introuvables.
Pour vous aider à savoir quoi faire et comment, voici le replay d’un webinaire animé par Charlène Darmon expert-comptable sur l’importance de suivre sa comptabilité au quotidien : https://lesclesdugite.fr/limportance-de-suivre-sa-comptabilite-replay-webinaire/
RÉGLEMENTATION & JURIDIQUE
Attention on ne rigole pas avec la loi et on prend bien connaissance de ses obligations en tant qu’hébergeur.
Je connais mes obligations
Une ressource très détaillée vous permettra de prendre connaissance de toutes vos obligations légales : https://lesclesdugite.fr/6-etapes-pour-ouvrir-son-hebergement-de-tourisme/
Pour récapituler :
- Je fais la déclaration d’activité en mairie
- Je m’inscris au permis d’exploitation de 1 à 3 jours. Avec le récépissé, je peux obtenir la licence restauration qui permet de servir des boissons alcoolisées à la seule table d’hôtes (1 journée), ou me procurer une licence boisson 3 ou 4 pour servir des boissons alcoolisées même en dehors des repas (stage de 3 jours).
- Je passe la formation HACCP pour appréhender les règles d’hygiène alimentaire
- Je déclare ma table d’hôtes à la Direction de la protection des populations
- Je m’inscris au RCS en cas d’activité commerciale habituelle
Je déclare mon activité
Selon votre projet et situation professionnelle, vous devrez opter pour un statut juridique adapté : micro-entrepreneur, commerçant inscrit au RCS, ou particulier. Peut-être préférez-vous constituer une société (SAS, SARL, EURL…).
Cet article devrait vous permettre d’y voir plus clair : EI, SARL, SCI … quel statut pour quel régime (indépendants ou salariés) ?
Le mieux pour cette partie du projet est de vous faire accompagner soit par un expert-comptable soit par un avocat fiscaliste comme Adrien Botella avec qui nous avons le plaisir de travailler.
Il sera en mesure de vous orienter vers le statut le plus pertinent selon votre situation, et vous informer de vos responsabilités fiscales et sociales.
En attendant, vous pouvez également prendre connaissance des nombreuses ressources disponibles à ce sujet : https://lesclesdugite.fr/droit-cle/
Conclusion
Vous êtes enfin prêt à ouvrir, tout est cadré, organisé et anticipé ! Bravo pour tout ce travail de titan déjà accompli et place désormais au meilleur : l’accueil client ! Félicitations pour votre ouverture !!!
